📁 ITDCESM - ہفتہ 6: ریویو (جائزہ) اور ویو (منظر) ٹیبز – تعاون اور پیشکش کا فن

📅 تاریخ نشر: 7 فروری، 2026 (جمعہ، صبح 9 بجے)
⏱️ اندازہ شدہ مطالعہ کا وقت: 40 منٹ (پریکٹس کے ساتھ 60 منٹ)

---

🔍 پچھلے ہفتے کے چیلنج کا جواب

سوال تھا: "آپ نے اپنے فورم ممبران ڈیش بورڈ میں 'شعبہ' کے لحاظ سے ایک پائیوٹ ٹیبل بنایا ہے۔ کسی شعبے (مثلاً 'پروگرامنگ') کی تفصیل دیکھنے کے لیے، پائیوٹ ٹیبل میں کس آسان عمل سے یہ تفصیل فوری کھل سکتی ہے؟"

جواب:

1. عمل: ڈرل ڈاؤن (Drill Down) / تفصیل دیکھیں (See Details)۔ اسے کرنے کے دو طریقے ہیں:

   • ایکسل میں: پائیوٹ ٹیبل کے اس خاص شعبے کے کل سیل (جیسے "پروگرامنگ" کے سامنے کل پوسٹس والے سیل) پر ڈبل کلک کریں۔

   • شیٹس میں: اسی سیل پر رائٹ کلک کریں اور "Show details" منتخب کریں۔

2. نتیجہ: دونوں صورتوں میں ایک نئی شیٹ یا پینل کھل جائے گا جس میں صرف اُس شعبے سے متعلق تمام اصل ڈیٹا کی قطاریں فہرست کی شکل میں نظر آئیں گی۔ یہ پیچیدہ ڈیٹا سیٹ میں گہرائی میں تجزیہ کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔

خلاصہ: پائیوٹ ٹیبل صرف خلاصہ ہی نہیں دکھاتا، بلکہ اس خلاصے کے پیچھے چھپے اصل ڈیٹا تک فوری رسائی کا راستہ بھی دیتا ہے۔

---

🎯 اس ہفتے کا مقصد

اپنے اسپریڈشیٹ کو ایک باہمی تعاون (Collaborative) اور پیشکش (Presentable) کے قابل دستاویز میں تبدیل کرنا۔ آپ سیکھیں گے کہ ٹیم کے ساتھ کیسے کام کیا جائے، تبدیلیوں کو کیسے ٹریک کیا جائے، اپنے کام کو کیسے محفوظ کیا جائے، اور اسے پیش کرنے کے لیے کیسے ترتیب دیا جائے۔

📖 بنیادی تصورات: اجتماعی دانش اور منظوری

1. تبصرے (Comments) بمقابلہ نوٹس (Notes):

   • تبصرے (Comments): مکالمے شروع کرنے کے لیے۔ یہ بات چیت کا تھریڈ بناتے ہیں جہاں مختلف لوگ جواب دے سکتے ہیں، مسئلہ حل کر سکتے ہیں۔ (ایکسل اور شیٹس دونوں میں اب اسے "تبصرے" ہی کہا جاتا ہے)۔

   • نوٹس (Notes): ذاتی یادداشتیں یا وضاحتیں چھوڑنے کے لیے۔ جیسے "یہ ڈیٹا جنوری کا ہے"۔ یہ مکالمہ نہیں، صرف معلومات ہے۔

2. ورژن ہسٹری (Version History) کا تصور: یہ آپ کی فائل کا خودکار "ٹائم مشین" ہے۔ ہر اہم تبدیلی کا ایک اسناپ شاٹ محفوظ ہوتا ہے۔ اگر کوئی تبدیلی غلط ہو جائے تو آپ کسی بھی پرانے ورژن پر واپس جا سکتے ہیں۔ یہ خصوصیت شیٹس میں بہت مضبوط اور ایکسل (OneDrive/SharePoint کے ساتھ) میں دستیاب ہے۔

3. شیٹ کی حفاظت (Protect Sheet) بمقابلہ ورک بک کی حفاظت (Protect Workbook):

   • شیٹ کی حفاظت: صرف مخصوص سیلز میں ترمیم روکتی ہے۔ باقی شیٹ کھلی رہتی ہے۔

   • ورک بک کی حفاظت: پورے ورک بک کے ڈھانچے کو لاک کرتی ہے، جیسے شیٹس شامل/حذف کرنا یا ان کے نام بدلنا۔

🛠️ عملی مشق: اجتماعی کام اور تحفظ

مرحلہ 1: تعاون کے لیے تبصرے اور نوٹس کا استعمال

📍 ایکسل میں:

1. کسی سیل پر رائٹ کلک کریں۔ مینو میں "نیا تبصرہ" (New Comment) یا "نیا نوٹ" (New Note) منتخب کریں۔

2. اگر "تبصرہ" منتخب کیا تو ایک بات چیت باکس کھلے گا جہاں آپ اپنا پیغام لکھیں گے۔ آپ @ علامت لگا کر کسی ٹیم ممبر کو ٹیگ بھی کر سکتے ہیں۔

3. اگر "نوٹ" منتخب کیا تو ایک چھوٹا پیلے رنگ کا باکس کھلے گا جہاں آپ اپنی یادداشت لکھ سکتے ہیں۔

4. تبصرے والے سیل کے اوپر دائیں کونے میں ایک سرخ چھوٹا سا تکونا نشان نظر آئے گا۔ اس پر کلک کر کے تبصرہ دوبارہ دیکھ یا ایڈٹ کر سکتے ہیں۔

📍 گوگل شیٹس میں:

1. کسی سیل پر رائٹ کلک کریں یا Insert مینو سے "Comment" منتخب کریں۔ (شیٹس میں نوٹس کا الگ آپشن نہیں، صرف تبصرے ہیں)۔

2. ایک باکس کھلے گا۔ آپ اپنا پیغام لکھیں اور + یا @ لگا کر کسی کو تفویض (Assign) کر سکتے ہیں۔ تفویض کرنے سے وہ شخص نوٹیفیکیشن پائے گا۔

3. تبصرے والے سیل کے اوپر دائیں کونے میں ایک ہلکے خاکستری مثلث کا نشان ہوگا۔

مرحلہ 2: ورژن ہسٹری سے پرانے کام کو بحال کرنا

📍 ایکسل میں (OneDrive/SharePoint کے ساتھ):

1. File مینو پر جائیں۔ "Info" پر کلک کریں۔

2. اگر آپ کی فائل آن لائن محفوظ ہے تو آپ کو "Version History" کا آپشن نظر آئے گا۔ اس پر کلک کریں، پھر "See Version History" منتخب کریں۔

3. دائیں طرف ایک پینل کھلے گا جس میں پرانے ورژنز کی تاریخ و وقت درج ہوں گے۔ کسی بھی ورژن پر کلک کر کے اسے دیکھ سکتے ہیں اور "Restore" بٹن دبا کر اس پر واپس جا سکتے ہیں۔

📍 گوگل شیٹس میں:

1. File مینو پر جائیں۔ "Version history" پر ہوور کریں، پھر "See version history" پر کلک کریں۔ (یا Ctrl+Alt+Shift+H شارٹ کٹ استعمال کریں)۔

2. دائیں طرف ایک پینل کھل جائے گا جس میں ہر تبدیلی کا ریکارڈ موجود ہوگا، جس میں ایڈیٹر کا نام اور وقت بھی درج ہوگا۔

3. کسی بھی پرانے ورژن پر کلک کر کے اس حالت کو دیکھ سکتے ہیں۔ اگر واپس جانا چاہیں تو "Restore this version" کا بڑا نیلا بٹن دبائیں۔ یہ خصوصیت شیٹس کی سب سے طاقتور خصوصیات میں سے ایک ہے۔

مرحلہ 3: مخصوص سیلز یا پوری شیٹ کو لاک کرنا

📍 ایکسل میں:

1. پہلے ان تمام سیلز کو منتخب کریں جنہیں آپ ایڈٹ ایبل رکھنا چاہتے ہیں (جنہیں لاک نہیں کرنا)۔

2. رائٹ کلک کریں، "Format Cells" منتخب کریں۔ "Protection" ٹیب پر جائیں۔ "Locked" والے چیک باکس کو ان چیک (Uncheck) کریں۔ OK دبائیں۔ یہ قدم ضروری ہے۔

3. اب Review ٹیب پر جائیں۔ "Protect" گروپ میں "Protect Sheet" پر کلک کریں۔

4. ایک پاس ورڈ ڈال سکتے ہیں (اختیاری) اور ان اقداموں کی فہرست سے وہ اختیارات چیک کر سکتے ہیں جو آپ صارفین کو دینا چاہتے ہیں (جیسے سورٹ کرنا، فلٹر لگانا وغیرہ)۔ OK دبائیں۔

📍 گوگل شیٹس میں:

1. ڈیٹا کو منتخب کریں جسے آپ محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔

2. Data مینو پر جائیں، "Protected sheets and ranges" منتخب کریں۔

3. دائیں طرف ایک پینل کھلے گا۔ "Add a sheet or range" پر کلک کریں۔

4. ایک تفصیل دیں (جیسے "Lookup Table")، اور اس رینج یا پوری شیٹ کو منتخب کریں۔

5. "Set permissions" پر کلک کریں۔ یہاں آپ طے کر سکتے ہیں کہ صرف آپ یا مخصوص لوگ ہی اسے ایڈٹ کر سکتے ہیں۔

💼 اسائنمنٹ: ITDCESM ہفتہ وار کوئز اینڈ فیڈ بیک ویلیڈیٹر

📋 مسئلہ کا بیان: ہر ہفتے کے آخر میں، شرکاء ایک مختصر آن لائن کوئز حل کرتے ہیں۔ نتیجے ایک شیٹ میں آتے ہیں۔ آپ کا کام یہ ہے کہ اس شیٹ کو اس طرح ترتیب دیں کہ:

1. جوابات کے کالم میں صرف کوآرڈینیٹر ہی تبدیلی کر سکے (شیٹ پروٹیکشن)۔

2. کسی بھی غلطی یا قابلِ بحث سوال کے سامنے تبصرے کے ذریعے ڈسکشن ہو سکے۔

3. اگر کوئی غلطی سے درست جواب مٹا دیا جائے تو ورژن ہسٹری سے اسے فوری بحال کیا جا سکے۔

4. کوآرڈینیٹر کے لیے اہم نوٹس (جیسے "ہفتہ 5 کا سوال مشکل تھا") سیلز میں شامل کیے جا سکیں۔

✅ حتمی نتیجہ: ایک محفوظ، قابلِ تعاون، اور ماضی کی کسی بھی حالت پر واپس جانے کے قابل کوئز جوابات شیٹ۔

📥 ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ / کاپی کریں:

• [ایکسل ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں (ITDCESM_Week6_Template.xlsx)]

• [شیٹس ٹیملیٹ کاپی کریں]

⚡ ہفتہ وار ٹرک: ویو ٹیب کی خفیہ طاقت – نیا ونڈو کھولنا اور پینل منجمد کرنا

📍 ایکسل میں:

• نیا ونڈو کھولنا (New Window): View ٹیب > "New Window"۔ یہ ایک ہی فائل کی دو الگ الگ ونڈوز کھول دیتا ہے۔ آپ ایک ونڈو میں شیٹ 1 اور دوسری میں شیٹ 2 دیکھ سکتے ہیں۔ دونوں میں کی جانے والی تبدیلیاں فوری دوسری میں ظاہر ہوتی ہیں۔ بڑی فائلز کے ساتھ کام کرتے ہوئے یہ بہت مفید ہے۔

• پینل منجمد کرنا (Freeze Panes): View ٹیب > "Freeze Panes"۔ اس سے آپ ہیڈر رؤز اور کالمز کو اسکرول کرتے ہوئے بھی فکس رکھ سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر "Freeze Top Row" منتخب کریں، اب آپ نیچے کتنا ہی اسکرول کریں، اوپر والی سرخی والی قطار ہمیشہ نظر آتی رہے گی۔

📍 گوگل شیٹس میں:

• نیا ونڈو کھولنا: صرف اسی فائل کا نیا براؤزر ٹیب کھول لیں۔ کام ایک جیسا ہے۔

• پینل منجمد کرنا: View مینو > "Freeze"۔ یہاں آپ کتنے کالمز یا کتیں قطاریں فکس کرنا چاہتے ہیں، وہ منتخب کر سکتے ہیں۔

✅ ہفتہ 6 کی سیلف چیک لسٹ

• تبصرے/نوٹس: کیا میں کسی سیل پر تبصرہ یا نوٹ شامل کر سکتا ہوں تاکہ ٹیم کے ساتھ بات چیت یا اپنے لیے یادداشت بنا سکوں؟

• ورژن ہسٹری: کیا میں فائل کی تبدیلیوں کی تاریخ دیکھ سکتا ہوں اور اگر ضرورت پڑے تو کسی پرانے ورژن کو بحال کر سکتا ہوں؟

• تحفظ: کیا میں مخصوص سیلز یا پوری شیٹ کو لاک کر سکتا ہوں تاکہ صرف مجاز لوگ ہی اس میں ترمیم کر سکیں؟

• منجمد پینل: کیا میں View/منظر کے اختیارات استعمال کر کے ہیڈرز کو اسکرول کرتے ہوئے بھی فکس رکھ سکتا ہوں تاکہ بڑے ڈیٹا میں گم نہ ہوں؟

📎 اضافی وسائل

• [اختیاری ویڈیو لنک]: "Track Changes and Comments in Excel"

• [اختیاری ویڈیو لنک]: "Using Version History in Google Sheets"

❓ ہفتہ وار چیلنج سوال

آپ کی ٹیم کی ایک رکن سارہ نے کوئز شیٹ کے ایک اہم سیل میں موجود جواب غلطی سے مٹا دیا اور شیٹ سیو کر لی۔ آپ کو دو گھنٹے بعد اس کا پتہ چلتا ہے۔

1. آپ ایکسل استعمال کر رہے ہیں (فائل آپ کے کمپیوٹر پر محفوظ ہے، OneDrive/SharePoint پر اپ لوڈ نہیں کی گئی)۔ کیا آپ اس مٹائے گئے جواب کو بحال کر سکتے ہیں؟ اگر ہاں، تو کیسے؟

2. آپ گوگل شیٹس استعمال کر رہے ہیں۔ کیا آپ اسے بحال کر سکتے ہیں؟ اگر ہاں، تو کس طرح اور کتنی آسانی سے؟

(جواب اگلے ہفتے شروع میں دیا جائے گا!)